SAMOCHÓD W FIRMIE A PODATKI – ILE I KIEDY MOŻNA ODLICZYĆ?

 

Photo by Jasper Geys on Unsplash

W nowym roku postanowiłeś rozpocząć nowy biznes? Wykorzystujesz samochód w ramach działalności? W dzisiejszym poście przedstawiłem mogący Cię zainteresować pakiet podstawowych informacji dotyczących rozliczeń podatkowych wydatków związanych z samochodami! Skupimy się dzisiaj na trzech kluczowych podatkach – podatku od towarów i usług oraz podatkach dochodowych (PIT i CIT).

 

PODATEK OD TOWARÓW I USŁUG

 

Już jakiś czas temu do polskiej ustawy o VAT wprowadzono systemowe ograniczenie prawa do odliczenia VAT od wydatków na samochody osobowe. Co do zasady zatem prawo do odliczenia VAT od takich wydatków obejmuje jedynie 50% VAT.

Jak stanowi art. 86a ust. 1 w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, podatnik ma prawo odliczyć VAT w wysokości 50% procent kwot wykazanych m. in. na fakturze. Formalnie dotyczy to pojazdów wykorzystywanych do tzw. celów mieszanych (związanych z działalnością gospodarczą i prywatnych), przy czym obecnie ustawa o VAT przyjmuje swojego rodzaju założenie, że samochód wykorzystywany w ramach działalności gospodarczej używany jest w sposób „mieszany”.

Zasada odliczenia 50% VAT stosuje się nie tylko do przypadków nabycia pojazdu, ale również do wydatków związanych z pojazdem, tj. wydatków z tytułu nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów

Ustawa o VAT przewiduje natomiast pewne wyłączenia od powyżej zasady na rzecz pełnego odliczenia VAT - ograniczenie nie znajdzie zastosowania do sytuacji, w której

• pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub 
  
• pojazdy samochodowe są konstrukcyjnie przeznaczone są do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą,

jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.

Pełne odliczenie VAT dotyczyć będzie także pojazdów, których konstrukcja wyklucza użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne Do przypadków niepodlegających generalnej zasadzie częściowego odliczenia VAT należy zaliczyć również wydatki na towary montowane w pojazdach samochodowych i na związane z tymi towarami usługi montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Wydatki na „zwykłe samochody” też mogą podlegać pełnemu odliczeniu VAT, muszą jednak spełniać określone warunki, tj. sposób wykorzystywania pojazdu przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tego pojazdu ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą

Taką ewidencję przebiegu pojazdu podatnik powinien prowadzić od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

Ewidencja ta powinna zawierać:

•  numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
  
•  dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
  
•  stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
  
•  kolejny numer wpisu,
  
• datę i cel wyjazdu,
  
• opis trasy (skąd - dokąd),
  
• liczbę przejechanych kilometrów,
  
• imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
  
• potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
  
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Pojazdy wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej muszą być też zgłoszone właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdami. W przypadku niedokonania takiej czynności w terminie, przyjmuje się, że pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej od dnia zgłoszenia pojazdu Naczelnikowi.

Jeżeli w trakcie eksploatacji pojazdów podlegających pełnemu odliczeniu VAT planowana jest zmiana w zasadach użytkowania (np. samochód zacznie być wykorzystywany również prywatnie), należy zgłosić aktualizację informacji naczelnikowi urzędu skarbowego najpóźniej przed dniem, w którym dojść ma zmiany sposobu wykorzystania pojazdu.

O wiele wygodniej jest zatem odliczać 50% VAT od „zwykłych” pojazdów – przejście na pełne odliczenie wiąże się z obowiązkami i często przedsiębiorcy może być trudno wyegzekwować użytkowanie pojazdu wyłącznie w celach działalności (rygorystyczne zasady niewątpliwie mają na celu zniechęcenie podatników do starania się o pełne odliczenia w przypadku samochodów osobowych).

 

PODATKI DOCHODOWE

Gdy jesteś właścicielem pojazdu prywatnego i użytkujesz go do działalności gospodarczej, możesz odliczyć wyłącznie 20% kosztów użytkowania!

Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku związanym z działalnością gospodarczą (tj. składnikiem o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT), oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu - te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

 

UWAGA: Składnik majątku związany z działalnością gospodarczą to nie tylko podlegający amortyzacji środek trwały!

 

W art. 14 ust. 2 pkt 1 PIT mowa bowiem o składnikach majątku będących nie tylko środkami trwałymi podlegającymi ujęciu w ewidencji środków trwałych, ale również

• składnikami majątku o wartości poniżej 10 000, które podatnik zdecyduje się zaliczyć w całości w koszty podatkowe (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT), z wyłączeniem składników, których wartość początkowa ustalona zgodnie z art. 22g nie przekracza 1500 zł,
  
• składnikami majątku, które ze względu na przewidywany okres używania równy lub krótszy niż rok nie zostały zaliczone do środków trwałych,

- które wykorzystywane są na potrzeby związane z działalnością gospodarczą lub przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.

Jeżeli zatem własne, prywatne auto wykorzystujesz na potrzeby działalności gospodarczej, możesz zaliczyć w KUP 20% kosztów używania oraz 20% składek na ubezpieczenie samochodu (według mnie to odnosi się do wszystkich rodzajów ubezpieczeń pojazdu, a więc OC, AC, NNW).

Trzeba też pamiętać, że powyżej opisana instytucja właściwa jest wyłącznie ustawie o PIT – podobnego rozwiązania nie ma w ustawie o CIT. Z jednej strony takie rozwiązanie wydaje się być racjonalne - trudno wyobrazić sobie bowiem osobę prawną - np. spółkę z o. o., spółkę akcyjną - lub inny podmiot podlegający opodatkowaniu CIT, który posiadałby „prywatny samochód”. Z drugiej jednak strony powstaje pytanie o podmioty podlegające CIT prowadzące nie tylko działalność gospodarczą (np. fundacje i stowarzyszenia). W przypadku tego typu podmiotów jednak wydaje się, iż w praktyce możliwe będą inne rozwiązania zakładające „podział kosztów” związanych z pojazdem, o których parę słów napiszę poniżej.

 

Posiadasz samochód w działalności i wykorzystujesz go w sposób „mieszany”? Twój przychód obniży wyłącznie 75% kosztów użytkowania.

Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej samochodu osobowego innego niż „prywatny” (czyli chodzi tu o pojazdy będące składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o PITPIT) - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika (podobne rozwiązanie zawiera art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT, oczywiście z pominięciem zastrzeżenia dot. samochodu prywatnego).

A kiedy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej w ww. rozumieniu?

• Kiedy prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT (art. 23 ust. 5f ustawy o PIT i art. 16 ust. 5f ustawy o CIT).
  
• Kiedy masz auto specjalne, które ustawa o VAT wyłącza z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegowej (art. 23 ust. 5g ustawy o PIT oraz 16 ust. 5g ustawy o CIT)

Można przyjąć zatem generalną zasadę, zgodnie z którą, gdy podatnik od wydatków samochodowych odlicza 50% VAT to w PIT/CIT może odliczyć 75% kosztów użytkowania (art. 23 ust. 5g ustawy o PIT, art. 16 ust. 5g ustawy o CIT).

Trzeba tu pamiętać przy tym o bardzo istotnej sprawie – jeżeli odliczasz 50% VAT od wydatków na samochód, pozostałe 50% podatku naliczonego możesz zaliczyć w koszty podatkowe dla celów podatków dochodowych:

• wyliczenie wartości 75% kosztów uzyskania przychodu nie będzie zatem dokonywane od wartości netto wydatku, tylko od wartości netto+50% nieodliczonego VAT.
  
• Ta sama zasada obowiązuje przy samochodzie prywatnym – jeżeli od wydatków odliczasz 50% VAT, wyliczenie wartości 20% kosztów uzyskania przychodu nie będzie dokonywane od wartości netto wydatku, tylko od wartości netto+50% nieodliczonego VAT

 

UWAGA! Jak podatnik nie odlicza VAT w całości z własnej woli (czyli może odliczyć VAT, ale tego nie robi) to nie uzyska w ten sposób prawa do zaliczenia 100% VAT w KUP (w takiej sytuacji wartość kosztu podatkowego powiększy jedynie równowartość 50% podatku od towarów i usług, której w ramach VAT odliczyć nie można).

 

Wynika to z art. 23 ust. 5a ustawy o PIT (podobnie: art. 16 ust. 5a ustawy o CIT), który stanowi, iż poniesione wydatki, o których mowa wyżej, obejmują także

• podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego, oraz
  
• naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.

Zastanawiając się nad nabyciem pojazdu do przedsiębiorstwa trzeba również pamiętać, że drogie auta nie zostaną w pełni rozliczone w kosztach w ramach amortyzacji – limitem jest tutaj

•  225 000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektryczny
  
• 150 000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych.

Co jeszcze jest ciekawe: nie uważa się za koszt uzyskania przychodu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego innego niż prywatny (pojazdy będące składnikiem majątku związanym z działalnością gospodarczą), w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT, podobnie art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT).

Jeżeli zatem wartość samochodu osobowego będącego składnikiem majątku przedsiębiorstwa wynosi 150 000 zł lub mniej, całość kosztu ubezpieczenia będzie mogła być zaliczona w koszty uzyskania przychodu. Trzeba też pamiętać, że limitowaniu podlega koszt ubezpieczenia, którego wysokość zależy od wartości pojazdu, a więc ubezpieczenie AC – limitowanie nie dotyczy zatem kosztów ubezpieczenia OC i NNW (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 25.06.2018, znak: 0114-KDIP2-2.4010.185.2018.1.AZ).

Jeżeli leasingujesz samochód, możesz zaliczyć w KUP opłaty leasingowe do limitu

Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 49a ustawy o CIT), zgodnie z którym nie uważa się za koszt uzyskania przychodu dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy

UWAGA! Limit 150 000 zł dotyczy wyłącznie samochodów posiadających silniki spalinowe i tzw. pojazdów hybrydowych (samochodów napędzanych przez silnik spalinowy i elektryczny) – w przypadku pojazdów elektrycznych (pojazdy samochodowe wykorzystujące do napędu wyłącznie energię elektryczną akumulowaną przez podłączenie do zewnętrznego źródła zasilania) limit ten wynosi 225 000 zł.

Jeżeli zatem wartość leasingowanego samochodu osobowego wynosi 150 000 zł lub mniej, pełna wartość opłat z tytułu używania tego samochodu, wynikająca z umowy leasingu, może być zaliczona w KUP. Warto też pamiętać, że ograniczenie, o którym mowa wyżej, stosuje się do tej części opłaty leasingowej, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego. 

Warto też pamiętać, że w przypadku, gdy umowa leasingu lub inna umowa o podobnym charakterze została zawarta na okres krótszy niż 6 miesięcy, wartością samochodu braną pod uwagę do określenia proporcji jest wartość przyjętą dla celów ubezpieczenia.

 

Samochody prywatne wykorzystywane przez pracowników na potrzeby pracodawcy: kilometrówka

Jeżeli pracownik ponosi wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

• celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w KUP można zaliczyć wydatki w wysokości równej kwocie ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
  
• jazdach lokalnych - w KUP można zaliczyć wydatki w wysokości równej wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości równej stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przebieg pojazdu powinien przy tym być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca (do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu). W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów w jakiejkolwiek wysokości.

Ewidencja przebiegu pojazdu, powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
  
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  
• kolejny numer wpisu,
  
• datę i cel wyjazdu,
  
• opis trasy (skąd - dokąd),
  
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  
• stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz
  
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

 

Powyżej poruszyłem jedynie część zagadnień dotyczących bardzo szerokiego tematu, jakim jest podatkowe ujęcie pojazdów i kosztów ich utrzymania. Mam jednak nadzieje, że przedstawione w tym poście informacje będą dla Ciebie przydatne i choć częściowo pomogą ci zrozumieć zasady podatkowego rozliczania wydatków samochodowych.

 

 

 

#praktycznieopodatkach 

Przedstawione powyżej stanowiska oraz opinie autora tekstu nie stanowią opinii podatkowej, porady podatkowej lub prawnej ani wyjaśnień podatkowych w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 377 z późn. zm.).